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Benefícios do gerenciamento de projetos na sua empresa

Quer entender como o gerenciamento de projetos pode revolucionar a forma de trabalho dos seus colaboradores e gerar mais sucesso para a sua empresa? Então aproveite esse conteúdo!

Com a mentalidade correta e as ferramentas ideais de gerenciamento, o seu time irá trabalhar de maneira integrada e com melhor aproveitamento de habilidades. Consequentemente, haverá um aumento significativo nas taxas de sucesso dos projetos.

O que é um gerenciamento de projetos?

Primeiro, precisamos entender o conceito de projeto para então entender sobre o gerenciamento. O projeto consiste no empenho para criar um produto ou um serviço e a sua duração tem um tempo determinado.

Nesse sentido, o gerenciamento de projetos, é o processo de liderar e determinar como será a execução das atividades para executar projetos no prazo e custo previstos, com a mais alta qualidade para alcançar o objetivo final.

Existe um responsável para a função, o gestor de projetos, que irá coordenar a equipe, os recursos financeiros e demais dados disponíveis durante todo o projeto.

Tal função não necessariamente precisa ser um cargo específico na empresa, pode ser um papel orientado a um membro da equipe, visto que praticamente todos os colaboradores precisam, em algum momento, gerenciar projetos. Profissional que desenvolvem soft skils de liderança, tem mais facilidade para exercer essa função.

Por isso, é importante que os seus funcionários estejam preparados para lidar com situações em que precisem gerenciar ou mesmo trabalhar em equipe dentro de um projeto.

Fases do gerenciamento de projetos

Há cinco fases que devem ser seguidas no gerenciamento de projeto:

1. Fundamentos – é o início, o momento em que os objetivos do projeto são determinados pelo cliente;

2. Planejamento – após os objetivos traçados, verificam-se os recursos empregados, por exemplo: quantos funcionários irão participar desse projeto, qual é o valor destinado a isso, qual é o prazo de duração. Nessa fase também acontecerá a análise de riscos. A partir de todos esses dados, o gestor irá determinar como o projeto deverá ser realizado;

3. Execução – aqui se inicia a parte prática, com o trabalho da equipe em busca de realizar suas atribuições no tempo previsto e de acordo com os recursos destinados. Aliado a isso, nessa fase será necessário marcar reuniões de prestação de contas com os colaboradores;

4. Monitoramento e controle – ocorre para analisar se o planejamento está sendo cumprido integralmente ou não, e como corrigir eventuais falhas que sejam verificadas na execução. Um plano de comunicação claro deve ser criado, inclusive com a elaboração de relatórios regulares sobre o andamento e eventuais mudanças;

5. Encerramento – ao final, existe a entrega do projeto ao cliente, como o fechamento do contrato, a análise de todo o processo anterior e as lições aprendidas. Nesse momento também existe a premiação e reconhecimento dos profissionais da equipe.

Essa estrutura pode ter a complexidade maior ou menor de acordo com o tamanho do projeto em questão! De qualquer forma, essas cinco fases são fundamentais em todos os projetos a serem realizados pela sua empresa.

Como isso impacta os colaboradores?

O gerenciamento de projetos possibilita que os colaboradores compreendam o contexto completo do próprio processo em busca de atingir o objetivo traçado anteriormente.

Além disso, cada um entenderá como o seu trabalho irá impactar no projeto, o prazo a ser cumprido e os recursos disponíveis.

Um bom gerenciamento, consequentemente, viabiliza maiores chances de sucesso do projeto, a moral e a confiança dos colaboradores aumentam. Os funcionários também ficam mais motivados para os próximos projetos a serem elaborados em equipe!

O gestor de projetos, nesse cenário, passa a ter mais controle do todo, o que facilita na hora de identificar e resolver os problemas que possam surgir.

Quais os benefícios para a sua empresa?

Todos os benefícios mencionados anteriormente já são ótimos para o bom funcionamento da empresa.

Além disso, a empresa é beneficiada por verificar que os prazos passam a ser cumpridos, os orçamentos também são respeitados e a taxa de sucesso dos projetos é aumentada consideravelmente.

O impacto positivo não está restrito ao financeiro da empresa. A reputação, a credibilidade e a confiabilidade da empresa perante os colaboradores e os clientes aumentam.

O que o cliente ganha com um bom gerenciamento de projetos?

A boa execução de um projeto, mesmo que seja com objetivos internos em algum momento irá beneficiar o cliente. O produto ou serviço é entregue em um prazo menor ao cliente, o atendimento será realizado com mais eficiência por um colaborador motivado ou até mesmo na em relação a qualidade na entrega final!

Ademais, na contratação de um serviço, o cliente estabelece um objetivo a ser seguido pela empresa e, naturalmente, cria expectativas sobre a entrega. Com a gestão de projetos ideal, é possível alcançar e até mesmo superar essas expectativas.

Soluções para o gerenciamento ideal na sua empresa

Segundo a organização global Project Management Institute – PMI, as empresas de baixa maturidade (ou seja, que possuem métodos mínimos de trabalho) fracassam em metade dos projetos. Ou seja, a gestão adequada é fundamental para gerar bons resultados!

Além disso, a pesquisa realizada pela PMI destacou que a taxa de cumprimentos dos prazos é de 39%, o orçamento só está de acordo com o previso em 44% dos projetos e os objetivos a serem alcançados tiveram sucesso em 50% dos casos. Esse quadro é prejudicial para as empresas, os colaboradores e os clientes.

A solução é ter uma “autoridade informal” capacitada para gerir os colaboradores e o cumprimento do que foi estabelecido anteriormente. Então, o potencial da equipe depende do gestor, que será inspiração para que os demais membros se dediquem ao trabalho.

A FranklinCovey resume essa ideia em três palavras: “Pessoas + Processo = Sucesso”.

Para que o gestor de projetos tenha autoridade, ele precisa exercer quatro comportamentos fundamentais que podem ser aprendidos: demostrar respeito, ouvir primeiro, clarear expectativas e adotar práticas responsáveis.

Portanto, o gerenciamento de projetos, se bem aplicado, pode impactar positivamente toda a estrutura da sua empresa.

Desenvolvimento de habilidades necessárias para Gerenciamento de Projetos

Visando o sucesso de empresas que desejam ter resultados melhores nos projetos, a FranklinCovey Paraná criou o curso de Gerenciamento de Projetos, que está com inscrições abertas.

Criamos uma estrutura simplificada de processos robustos para que os colaboradores da sua empresa desenvolvam a mentalidade, as ferramentas e as habilidades necessárias para trabalhar em projetos bem sucedidos, tudo isso embasado nos 30 anos de experiência da FranklinCovey em aprimoramento de performance.

Para mais informações, acesse este link, ou se preferir, entre em contato conosco.